¿ Que es un ADPT ?

El análisis y descripción de puestos es un proceso sistemático mediante el cual se identifican y documentan las responsabilidades, tareas, competencias, condiciones y requisitos necesarios para desempeñar un puesto de trabajo dentro de una organización. El análisis se enfoca en examinar el contenido y contexto del puesto, mientras que la descripción es la formalización de esta información en un documento que detalla los aspectos clave del puesto, como las funciones principales, requisitos académicos, habilidades, y relaciones jerárquicas.

Este proceso tiene como objetivo asegurar que los empleados cuenten con las competencias necesarias para el puesto y que se establezcan expectativas claras tanto para los empleados como para la organización.

Importancia del  proceso 

1. Claridad en funciones y responsabilidades
Permite definir con precisión qué debe hacer cada persona en su puesto, evitando ambigüedades o tareas duplicadas.
2. Base para la selección y contratación
Ayuda a crear perfiles adecuados para los procesos de reclutamiento, asegurando que se contrate al candidato ideal con base en requisitos reales del puesto.
3. Mejora del desempeño y evaluación
Sirve como referencia clara para medir el rendimiento de los empleados en relación con las funciones que deben cumplir.
4. Detección de necesidades de capacitación
Permite identificar brechas entre lo que el puesto requiere y las competencias del trabajador, facilitando planes de formación específicos.
5. Diseño organizacional eficiente
Contribuye a estructurar adecuadamente los departamentos, evitando solapamientos o vacíos funcionales.
6. Equidad salarial
Ayuda a establecer escalas salariales justas y coherentes con las responsabilidades y requisitos de cada puesto.
7. Adaptación al cambio
Facilita la actualización de funciones ante cambios tecnológicos, estructurales o estratégicos en la empresa.

Objetivo

- Definir claramente los roles y responsabilidades de cada puesto.
- Mejorar la selección de personal, evaluación del desempeño y capacitación.
- Evitar la duplicidad de funciones o tareas innecesarias.
- Diseñar estructuras organizacionales eficientes.

Funciones especificas del ADPT

• Identificar las tareas y responsabilidades del puesto.
  ¿Qué hace exactamente la persona en ese cargo?
• Determinar los requisitos del puesto.
  ¿Qué conocimientos, habilidades, formación o experiencia se necesitan?
• Establecer relaciones laborales.
  ¿Con quién se relaciona? ¿A quién reporta y quién le reporta?
• Definir condiciones de trabajo.
  Ambiente físico, horario, riesgos, herramientas utilizadas.
• Servir como base para otros procesos de RRHH:
  Reclutamiento y selección
  Capacitación
  Evaluación del desempeño
  Compensación y beneficios

¿Qué es un cargo?

El cargo es el conjunto de tareas y deberes que debe cumplir una persona en su puesto dentro de una empresa.

Elementos clave de un cargo:

Conceptos básicos de los términos más usados

1. Cargo: Es el nombre o título general que se le da a un conjunto de funciones dentro de una organización.
Ejemplo: Auxiliar contable, Jefe de mantenimiento.

2. Puesto: Es la posición concreta que ocupa una persona dentro de una estructura organizacional, con tareas y responsabilidades específicas
Ejemplo: Auxiliar contable en el Departamento de Finanzas, turno mañana.

3. Tarea: Es la unidad más simple de trabajo, una actividad específica que realiza una persona como parte de su puesto.
Ejemplo: Elaborar facturas, archivar documentos, responder correos.

4. Responsabilidad. Es el compromiso u obligación que asume una persona al realizar su trabajo, y de la que debe rendir cuentas.
Ejemplo: Garantizar la exactitud de los registros contables.

5. Función: Es el conjunto de tareas relacionadas entre sí, que cumplen un objetivo dentro del puesto.
Ejemplo: Función administrativa, función de atención al cliente.

Ejemplo

Término                                                           ¿Qué es?                                           Ejemplo

Cargo                                                  Nombre general del rol                       Asistente administrativo

Puesto                     Ubicación específica del cargo en la empresa             Asistente administrativo en RRHH

Tarea                                    Acción concreta que se realiza                             Contestar llamadas

Función                    Conjunto de tareas con un propósito común                     Atención telefónica

Responsabilidad                            Compromiso asociado al puesto             Cumplir horarios y plazos

¿Qué es un manual de funciones?

Es una herramienta de gestión de personal que establece las funciones, competencias laborales, requisitos y responsabilidades de los puestos de trabajo en una organización:

Sirve para orientar a los empleados en sus actividades cotidianas.

Ayuda a tomar decisiones y a ordenar la organización en sus diferentes niveles jerárquicos.

Permite mejorar la calidad, eficacia y productividad del talento humano.

En la descripción de los cargos, se deben plasmar las responsabilidades, no las actividades, ya que estas varían de un cargo a otro.

Para que el manual de funciones sea efectivo, es importante revisarlo y actualizarlo regularmente para que refleje con precisión cada puesto dentro de la organización.

¿Qué incluye un manual de funciones?

• Nombre del cargo
• Área o departamento
• Misión del cargo (propósito principal)
• Funciones específicas o tareas clave
• Responsabilidades
• Relaciones jerárquicas (a quién reporta y quién le reporta)
• Requisitos del puesto (formación, experiencia, habilidades)
• Indicadores de desempeño (opcional)

Ejemplo

Ventajas del Manual de Funciones

• Claridad en roles y responsabilidades: Cada empleado sabe exactamente qué debe hacer, evitando confusiones.
• Mejora la organización interna: Facilita la estructura jerárquica y la distribución del trabajo.
• Optimiza la selección y evaluación del personal: Sirve como base para reclutamiento, capacitación y evaluación de desempeño.
• Evita duplicidad de funciones: Ayuda a identificar y eliminar tareas repetidas o innecesarias.
• Facilita la inducción de nuevos empleados: Proporciona una guía rápida sobre lo que se espera de cada puesto.
• Soporta procesos de auditoría y control interno: Demuestra formalidad y control organizacional ante entes externos.

Desventajas del Manual de Funciones

• Puede volverse obsoleto si no se actualiza: Si la organización cambia y no se ajusta el manual, genera confusión.
• Falta de flexibilidad: Puede limitar la iniciativa de los empleados al restringir sus tareas a lo que está escrito.
• Toma tiempo y recursos elaborarlo bien: Su diseño requiere análisis, entrevistas y validación cuidadosa.
• Resistencia al cambio: Los empleados pueden negarse a asumir tareas no contempladas en el manual.
• No garantiza por sí solo una buena gestión: Es una herramienta de apoyo, pero requiere una buena cultura organizacional para ser efectivo.